Herramienta de Dinamización

1 · El problema

Se pierde más gente antes de empezar que durante todo el curso

Datos reales de Ocupados 2024, Gerencia Operaciones: 710 grupos con alumnado suficiente.

Entre comunicar e iniciar se pierden 1,7 veces más alumnos que en todo el resto del curso. Y es la pérdida más cara: son personas ya captadas, ya comunicadas y con gasto incurrido, que nunca llegan a ser nada — ni finalizados, ni abandonos certificables.

Una vez que un alumno arranca de verdad, el 88,1 % termina. El problema no está en el curso: está en la primera semana.

Los diez problemas que resuelve

2 · Los flujos

Cómo funciona, de principio a fin

Cuatro flujos. El segundo es el que decide el resultado.

Flujo 1 · Del grupo nuevo al dinamizador asignado

%%{init:{'theme':'base','themeVariables':{'primaryColor':'#E5F0FC','primaryTextColor':'#001E46','primaryBorderColor':'#006AE4','lineColor':'#6B7484','fontFamily':'Figtree','fontSize':'14px'}}}%%
flowchart LR
  A["El técnico crea
el grupo en SharePoint"] --> B["La herramienta lo detecta
Pendiente de asignación"]
  B --> C{"Visor de carga"}
  C --> D["Propone dinamizador
y explica por qué"]
  D --> E{"Coordinación
decide"}
  E -->|Acepta| F["Grupo asignado"]
  E -->|Cambia| G["Se registra el motivo
y el motor aprende"]
  G --> F
  

La propuesta mira cuatro cosas, en este orden: ventanas críticas solapadas (máximo 5 a la vez), carga en alumnos activos (techo de 600 por trimestre), dificultad esperada del grupo según sector, mes y duración, y continuidad de plataforma.

Flujo 2 · La ventana crítica

Desde la fecha de inicio hasta el último día de incorporación. Medido: 7,7 días de media, y 102 grupos de 701 tuvieron cinco días o menos.

En esta ventana la cadencia es diaria desde el primer día, no cada dos como en el resto del curso. Y la alerta de sustitución salta a mitad de ventana, nunca al final: si avisa el día 6, el técnico ya no tiene tiempo material de comunicar el sustituto antes del cierre legal, y el alumno se pierde igual.

Flujo 3 · Del 25 % al cierre

%%{init:{'theme':'base','themeVariables':{'primaryColor':'#E5F0FC','primaryTextColor':'#001E46','primaryBorderColor':'#006AE4','lineColor':'#6B7484','fontFamily':'Figtree','fontSize':'14px'}}}%%
flowchart TD
  A["Descarga diaria automática
Informe Global + Profesores"] --> B["Se recalculan estados,
hitos y alertas"]
  B --> C["Prioridad del alumno
se recalcula cada día"]
  C --> D["Mi día
10-15 contactos, ordenados"]
  D --> E["Se registra el contacto
en un toque"]
  E --> A
  B --> F["Alertas de grupo"]
  B --> G["Alertas de docente"]
  

La prioridad de cada alumno combina cinco factores: si aún puede ser certificable, si su comunidad está al filo del 5 %, si el expediente va justo de sectoriales, si sigue sin conectar dentro de la ventana, y su riesgo de abandono.

Flujo 4 · El ciclo de mejora

%%{init:{'theme':'base','themeVariables':{'primaryColor':'#E5F0FC','primaryTextColor':'#001E46','primaryBorderColor':'#006AE4','lineColor':'#6B7484','fontFamily':'Figtree','fontSize':'14px'}}}%%
flowchart LR
  A["La app registra
contactos y resultados"] --> B["El motor analiza
por convocatoria"]
  B --> C["Coordinación decide
qué cambia"]
  C --> D["La guía se actualiza"]
  D --> A
  

Con cada convocatoria el motor acumula comportamiento: 2024 entrena, 2024+2025 afinan, y 2026 entra ya con los criterios aprendidos. Para que eso funcione hay que guardar el comportamiento crudo desde el primer día —un registro por alumno y día, no solo totales— y almacenar cada predicción con su fecha, que es la única forma de saber después si acertaba.

3 · Operatividad

Quién ve qué

Tres perfiles sobre los mismos datos. Cambia el filtro y lo que cada uno puede tocar.

Los estados, de un vistazo

El color no decora: significa. Un dato solo se pinta de rojo si exige una acción hoy. Si todo puede ser rojo, nada es rojo.

Dos reglas de convivencia

• El dinamizador ve los mismos números que ve Coordinación sobre él. Sin métricas ocultas. Es lo que convierte la herramienta en mejora en vez de vigilancia: quien descubre su propio dato antes de que se lo digan, corrige solo.
• Los rankings comparan contra la dificultad propia, no en bruto. Tus grupos iban a finalizar al 84 % por su sector, mes y carga; han finalizado al 88 %. Con muestra mínima de 3 grupos, porque comparar a alguien por un grupo de 15 alumnos sería injusto.

4 · Beneficios

Qué gana la organización

Todas las cifras salen del histórico de Ocupados 2024, no de estimaciones.

Riesgos que se evitan

5 · Puesta en marcha

Qué hace falta

Lo que ya está resuelto

• Normativa mapeada: convocatoria, instrucciones de seguimiento y valoración técnica
• Reglas de negocio extraídas de la guía y validadas con datos
• Modelo de datos, motor de alertas y criterios de reparto
• Análisis completo de 710 grupos de Ocupados 2024
• Mecanismo de los informes de plataforma localizado y probado

Lo que falta

Por fases